INSOFT DMS

INSOFT DMS este o platformă completă de gestiune a tuturor documentelor ce țin de activitatea curentă a unei organizații. Se configurează rapid și asigură performanță și securitate maximă. 

INSOFT DMS este un produs matur, flexibil și eficient, care facilitează crearea unui sistem personalizat de administrare a documentelor și contribuie la asigurarea unui mediu de lucru modern și organizat. 

INSOFT DMS este un sistem avansat pentru managementul documentelor, care permite: 

  • Păstrarea unei evidențe electronice complete a tuturor documentelor existente într-o organizație publică sau privată;
  • Identificarea rapidă a unui anumit document prin intermediul metadatelor;
  • Controlul accesului persoanelor la informațiile confidențiale.

INSOFT DMS pune la dispoziția utilizatorilor funcționalități pentru:

  • Înregistrarea și stocarea documentelor – permite scanarea, înregistrarea și stocarea centralizată a tuturor documentelor electronice semnificative pentru organizație și asigură catalogarea, prelucrarea avansată a imaginilor (recunoaștere OCR/coduri de bare), configurarea parametrilor de scanare, indexarea și validarea în format electronic;
  • Managementul conținutului – creează relații bidirecționale între documente, permițând transmiterea automată a acestora. Atât administratorii, cât și utilizatorii (în funcție de drepturile de care beneficiază) pot vizualiza atribute, pot modifica și versiona documente; 
  • Trasabilitatea documentelor – facilitează utilizatorilor accesul la istoria modificărilor documentelor, a traseelor acestora și a timpilor de rezolvare;
  • Notificări și fluxuri – transmite prompt notificări personalizate, permițând și distribuția controlată de documente. De asemenea, soluția permite utilizatorilor să primească notificări atunci când documentele de interes sunt modificate;
  • Raportări – permite generarea de rapoarte specifice, care prezintă și analizează numărul total de documente primite sau transmise, tipul de rezoluție, timpul și modul de recepționare a solicitărilor etc. 

Arhitectura soluției INSOFT DMS se bazează pe modalitatea clasică de organizare a unui sistem de gestionare a documentelor. Produsul este modular și ușor de folosit. Navigarea este facilă, iar documentele sunt accesibile cu un simplu click.

Cu ajutorul INSOFT DMS, toate informațiile organizației pot fi accesate dintr-o singură bază de date centrală. Soluția permite crearea unui depozit unificat de conținut, care este accesibil tuturor aplicațiilor, stațiilor de lucru și sistemelor existente. 

Specificații tehnice INSOFT DMS:

  • Se integrează perfect, atât cu soluții IT noi, cât și cu cele deja existente în cadrul organizației;
  • Asigură protocoale rapide de transfer și viteze maxime de arhivare și citire;
  • Permite implementarea nativă în toate sistemele de operare (Windows, Linux, Solaris, HP-UX etc.);
  • Rulează pe sistemele standard de baze de date: Microsoft SQL, ORACLE etc.;
  • Se poate integra în numeroase aplicații precum ERP, CRM, soluții personalizate, dar și cu produse Microsoft Office;
  • Asigură standarde de lucru stricte, atât în ceea ce privește securitatea informațiilor, cât și a modalității de stocare;
  • Permite implementare de standarde specifice, prin dezvoltări și configurări minimale.